W przypadku tworzenia nowej inicjatywy, której rangę chcemy podnieść poprzez przyjęcie jej uchwałą gminy, obok spełnienia wszystkich kwestii prawno-formalnych niezwykle ważne jest zbudowanie poparcia społecznego dla projektu. Innymi słowy, mieszkańców warto przekonać o potrzebie i wartości honorowania święta jeszcze zanim zaczniemy przekonywać władze lokalne.
W tym celu ważne jest zaprojektowanie całościowego procesu komunikacji:
Stworzenie przekonującej narracji, dlaczego zależy nam na uczczeniu święta bądź postaci;
Przygotowanie hasła promującego inicjatywę;
Przygotowanie spójnej identyfikacji, logotypu, ulotek, plakatów;
Precyzyjne określenie, do jakich grup społecznych przekaz będzie kierowany;
Ustalenie, jakie kanały komunikacyjne będą używane. Uruchomienie ze stosownym wyprzedzeniem strony internetowej poświęconej inicjatywie oraz profilów na portalach społecznościach;
Nieograniczanie się do przestrzeni wirtualnej – w przypadku wydarzeń o wymiarze lokalnym warto w ramach przygotowań zorganizować otwarte spotkania z mieszkańcami, np. przy okazji innych wydarzeń lokalnych;
Nawiązanie kontaktu z lokalnymi szkołami – w celu przeprowadzenia zajęć na temat znaczenia honorowania lokalnych bohaterów (np. podczas lekcji WOS-u czy godzin wychowawczych);
Wybranie ambasadorów święta, lokalnych liderów, którzy promowaliby ideę wśród mieszkańców. Stworzenie Komitetu Organizacyjnego i/lub Komitetu Honorowego;
Nagrywanie filmików z pomysłodawcami projektu i osobami wspierającymi;
Wsłuchiwanie się, podczas całego procesu komunikacji i promocji, w dyskusję społeczną, w tym głosy krytyczne – ich zrozumienie może pomóc rozwiać ewentualne wątpliwości mieszkańców.
Co ważne, działania promocyjne nie mogą się skończyć wraz z przyjęciem przez gminę uchwały o ustanowieniu nowego święta. Ten moment to dopiero początek budowania tożsamości i znaczenia tego święta.
Przeczytaj także: Jak świętują Polacy?
Komitety wsparcia i patronaty honorowe
Decyzja o organizacji społecznych obchodów świąt wymaga zaangażowania możliwie szerokiej grupy społecznej. Dla sprawnego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia pomocne może być powołanie Komitetu Organizacyjnego i Komitetu Honorowego.
Komitet Organizacyjny sprawdza się, gdy organizowane uroczystości poprzez swój zasięg i złożoność potrzebują zaangażowania większej liczby osób. Jego celem jest przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie planowanych uroczystości. Ważne jest, aby w skład Komitetu Organizacyjnego weszły osoby mające doświadczenie w organizacji wydarzeń społecznych i osoby z doświadczeniem pracy z mediami, w tym społecznościowymi. Skład Komitetu Organizacyjnego nie powinien być zbyt liczny, by wzajemnie nie dublować swojej pracy. Komitet Honorowy z kolei tworzy się dla podniesienia rangi organizowanej uroczystości. Głównym celem jego powołania jest patronowanie inicjatywie i wspieranie działań Komitetu Organizacyjnego. W skład powinni wejść lokalni liderzy, autorytety, czy przedstawiciele biznesu.
W zależności od rodzaju i rangi organizowanego wydarzenia można rozważyć zwrócenie się do władz państwowych o objęcie obchodów patronatem honorowym. Otrzymanie takiego honorowego wsparcia znacznie podnosi rangę wydarzenia. Z wnioskami o przyjęcie patronatu honorowego należy zgłaszać się do odpowiednich kancelarii czy urzędów:
Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej - szczegóły związane z udzieleniem patronatu można znaleźć na stronie Kancelarii Prezydenta RP oraz bezpośrednio w Biurze do Spraw Wystąpień Prezydenta i Patronatów Kancelarii Prezydenta RP;
W przypadku Prezesa Rady Ministrów, Członów Rady Ministrów, Parlamentarzystów wnioski o patronat w formie pisma z uzasadnieniem należy kierować do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, właściwych ministerstw czy biur poselskich. Obok uzasadnienia merytorycznego, dlaczego zależy organizatorom na patronacie instytucjonalnym, warto zadbać o bezpośrednie wsparcie politycznej.
Dla skutecznej promocji wydarzenia ważne jest nawiązanie współpracy z mediami, także poprzez skierowanie prośby o przyjęcie patronatów medialnych nad wydarzeniem, przez redakcje zarówno na poziomie lokalnym, regionalnym czy krajowym. Wnioski o patronaty kieruje się pisemnie do określonych redakcji z około 30-dniowym wyprzedzeniem. Niektóre z redakcji na swoich stronach internetowych mają obowiązujące wzory wniosków. W innych przypadkach w piśmie z prośbą o objęcie patronatem powinny być zawarte informacje dotyczące:
- Organizatora, nazwa instytucji prowadzącej, dane kontaktowe, nazwisko osoby odpowiedzialnej;
- Nazwy wydarzenia;
- Miejsca i terminu realizacji;
- Celu wydarzenia i planowanej liczba uczestników.
Jak starać się o granty na konkretne wydarzenia
Kiedy udało nam się już uzyskać formalne i nieformalne, społeczne poparcie dla naszej inicjatywy, warto pomyśleć o pozyskaniu finansowania dla konkretnych wydarzeń. Podstawowym, potencjalnym źródłem pozyskiwania środków na lokalne, obywatelskie świętowanie są samorządy terytorialne, które z reguły prowadzą odpowiednie programy grantowe z przeznaczeniem na różnego typu oddolne inicjatywy. Dokładna formuła konkursów, wysokość przeznaczanych środków, czy szczegółowe zasady przyznawania dotacji są zróżnicowane są opisane w gminnym Biuletynie Informacji Publicznej.
Ponadto warto przyjrzeć się działającym w regionie organizacjom pozarządowym – być może profil ich działalności odpowiada naszym poglądom i zainteresowaniom, a NGOs zdecyduje się wesprzeć naszą inicjatywę. Jeśli nie finansowo, to swoim doświadczeniem i praktyką organizacyjną. Największa baza NGOsów, podzielona tematycznie i regionalnie, prowadzona jest na stronach portalu NGO.pl.
Inną drogą pozyskania potrzebnych nam środków, jest znalezienie sponsora prywatnego. Może nim być firma działająca lokalnie, ale nie tylko. Warto pamiętać, że duże, ogólnokrajowe firmy coraz częściej dofinansowują różnego typu wydarzenia społeczne w ramach swojej strategii CSR, czasami przez afiliowane przy firmie fundacje powoływane właśnie do tego celu.
Jeżeli nie planujemy obchodów jako takich, tylko kulturalno-edukacyjne wydarzenia towarzyszące, warto zainteresować się Programami Ministra Kultury, zwłaszcza w zakresie priorytetów związanych z wydarzeniami kulturalnymi (w tym Muzyka, Teatr i Taniec, Sztuki Wizualne, Film). Pamiętać jednak należy, że premiuje się wydarzenia o zasięgu ogólnopolskim, konieczny jest wkład własny, a do ubiegania się o dofinansowanie nie są uprawnione osoby fizyczne, tylko samorządowe instytucje kultury, organizacje pozarządowe, kościoły i związki wyznaniowe oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Nabory ogłaszane są co do zasady jesienią, a rozstrzygane na początku roku.
Przeczytaj także: Świętuj lokalnie!
Możliwym pomysłem na pozyskanie środków jest także złożenie projektu do budżetu obywatelskiego (w niektórych miastach nazywanego partycypacyjnym) i przekonanie wystarczającej liczby mieszkańców do głosowania. W Polsce pierwszy budżet obywatelski został zrealizowany pilotażowo w Sopocie w 2011 r., a dziś mieszkańcy mają bezpośredni wpływ na rozdysponowanie części środków budżetowych już w blisko 100 gminach. Warto sprawdzić na stronach samorządu, czy jest to możliwe w naszej gminie, a jeśli nie – zachęcać radnych do wprowadzenia budżetu partycypacyjnego w kolejnym roku. Dwie podstawowe zalety pozyskiwania środków z tego źródła to: brak wymagań względem wkładu własnego oraz możliwość składania projektów przez pojedynczych obywateli, osoby fizyczne (a nie tylko instytucje czy NGOsy, jak w wielu programach grantowych).
W odniesieniu do obchodów 100-lecia niepodległości oczywistym sposobem zdobycia dofinansowania na projekt lokalnego świętowania, jest aplikowanie do programów grantowych w ramach PW „Niepodległa”, których nabory odbywać się będą do 2021 r.
Termin wydarzenia
Ważnym elementem mogącym wpłynąć na frekwencję wydarzenia jest zaplanowanie terminu niekolidującego z innymi, ważnymi dla wspólnoty wydarzeniami. Jeśli rodzaj wydarzenia nie obliguje nas do przyjęcia określonej daty lub dnia tygodnia, to warto zweryfikować datę z kilkoma podmiotami:
Lokalnymi władzami, czy na dany dzień nie zostało już zaplanowane jakiś wydarzenie, które mogłoby stanowić „konkurencje” dla naszej inicjatywy, czy w określonym czasie nie będzie się odbywać np. posiedzenie rady miasta;
Parlamentarzystami, których udział może podnieść rangę wydarzenia. Na stronach Sejmu RP można sprawdzić, czy w danym terminie nie ma posiedzenia Sejmu;
Jeśli dniem uroczystości jest np. niedziela, warto sprawdzić czy w lokalnej parafii w tym czasie nie odbywają się jakieś uroczystości kościelne np. komunie święte lub odpusty parafialne.
Zaproszenie gości i mediów
Ważną zasadą skutecznego zaproszenia gości honorowych jest wcześniejsze wysłanie zaproszenia. Pamiętajmy także, aby na dzień lub dwa przed uroczystością dokonać ostatecznego potwierdzenia udziału gości. Będzie to niezbędne dla tworzenia listy precedencyjnej ważnej przy wystąpieniach, składaniu kwiatów czy rozsadzeniach gości honorowych.
Podstawową formą informacji dla mediów, niepatronujących wydarzeniu, jest tzw. informacja prasowa. Informacja taka powinna mieścić się na jednej stronie A4 (czcionka 12 lub 13) oraz być zbudowana z kilku akapitów od najważniejszych informacji na górze (kto, co, kiedy, dlaczego, gdzie i po co). Ważna jest prostota i precyzja komunikatu, a Informacja powinna być wysłana w pliku nieedytowalnym. Układ typowej informacji prasowej powinien zawierać następujące elementy:
- Nazwy i logotypy firm czy instytucji
- Data przygotowania informacji
- Tytuł
- Lead, czyli dwu-trzyzdaniowy akapit streszczający informację o wydarzeniu
- Rozwinięcie w szczegółach (jeśli na temat naszego wydarzenia wypowiedział się jakiś lokalny VIP to za jego zgodą możemy zacytować jego wypowiedź)
- Szczegóły techniczne, czas podpięcia kamer, niezbędne okablowanie, szczegóły akredytacyjne
- Podsumowanie
- Dane kontaktowe
Asysta honorowa
W szczególnych przypadkach władze państwowe, samorządowe, organizacje pozarządowe, środowiska kombatanckie, kościoły, związki wyznaniowe, instytucje, uczelnie, szkoły i inni partnerzy społeczni mogą kierować wnioski o udział wojskowej asysty honorowej. Wniosek taki powinien być kierowany do właściwego dla miejsca przeprowadzenia uroczystości dowódcy garnizonu. Obok asysty wojskowej, asystę honorową mogą pełnić: Straż Miejska (wymagana zgoda burmistrza lub prezydenta miasta), harcerze, członkowie grup rekonstrukcyjnych.
Wystąpienia i składanie wieńców/wiązanek
W Polsce nie ma oficjalnie ustalonej precedencji stanowisk, znajdującej się w jednym akcie normatywnym. Ogólną precedencję stanowisk można znaleźć w opracowaniu Biura Analiz Sejmowych, a podczas wystąpień i składania wieńców stosowana są następujące zasady:
- Władza wybieralna przed mianowaną;
- Ustawodawcza przed wykonawczą w obrębie danego szczebla;
- Władza centralna przed władzą lokalną;
- Wiceszef wyższego szczebla terytorialnego (np. województwa) lub organizacyjnego przed szefem szczebla niższego;
- Władza świecka przed duchowną.
Jeśli liczba uczestników, których powinno się powitać, jest znacząca można rozważyć powitanie grupowe parlamentarzystów, władze samorządowe itd. Dopuszcza się także, ze względu na specyfikę uroczystości, że składanie wieńców rozpoczyna delegacja szczególnie związana z uroczystościami np. weterani czy kombatanci. Do delegacji składających wieńce warto zaprosić mieszkańców wraz z dziećmi, przedstawicieli organizacji pozarządowych, Uniwersytetów III wieku czy harcerzy.
Miejsce wydarzenia
Obok uzyskania formalnej zgody na zorganizowaniu w określonym miejscu wydarzenia, niezwykle ważne jest zwrócenie uwagi na kilka szczegółów. Pamiętajmy o dostosowaniu sali do liczby zaproszonych gości. Liczba miejsc siedzących musi być dostosowana do liczby gości, którzy potwierdzili uczestnictwo. Jeśli mimo rezerwacji miejsc siedzących część z gości nie przyjdzie, pamiętajmy, aby zadbać by miejsca nie pozostały puste po rozpoczęciu wydarzenia. Osoby zabierające głos powinny zasiadać w pierwszym rzędzie lub na skraju następnych.
_______________________________
Więcej informacji o tym jak zorganizować obchody świąt w swojej miejscowości w pierwszej części poradnika: Świętuj lokalnie!
Przeczytaj także:
Jak świętują Polacy?
Święta państwowe czy narodowe?